Vier kritische Risiken im Jahresabschluss und wie CFOs sie vermeiden können

Der Jahresabschluss ist für CFOs und Finanzdirektoren eine der anspruchsvollsten Phasen des Geschäftsjahres. Neben der fachlichen Präzision erfordert er ein reibungsloses Prozessmanagement, um den steigenden regulatorischen Anforderungen und engen Fristen gerecht zu werden. 

Doch interne Schwachstellen können Verzögerungen, Fehler und Beanstandungen durch Prüfer verursachen. Interim Manager im Rechnungswesen bieten hier eine effektive Lösung, indem sie gezielt kritische Risiken adressieren und die Prozesse stabilisieren. Annalena Prieb, Senior Consultant im Bereich Interim Management bei Robert Walters in Hamburg, zeigt Pain Points im Jahresabschluss und wie Interim Manager diese effizient lösen können.

Vier häufige Fallstricke im Jahresabschlussprozess und wie Interim Manager Abhilfe schaffen

1. Unzureichende Abstimmung zwischen Fachbereichen
   Eine fehlende Zusammenarbeit zwischen Finance, Controlling, Steuerabteilung und IT führt oft zu Verzögerungen und fehlerhaften Daten. Besonders komplexe Themen wie Rückstellungen oder Intercompany-Abstimmungen geraten ohne klare Verantwortlichkeiten ins Stocken.
   Annalena Prieb erklärt: „Interim Manager koordinieren neutral zwischen den Abteilungen, etablieren standardisierte Kommunikationswege und setzen verbindliche Zeitpläne um. So werden kritische Bilanzierungsfragen frühzeitig geklärt.“
2. Fehlerhafte oder verspätete Datenlieferungen
   Daten aus Tochtergesellschaften oder von externen Dienstleistern kommen häufig verspätet oder in inkonsistenter Form an. Dies erhöht den Druck am Ende der Berichtsperiode und birgt das Risiko von Fristverletzungen.
   „Interim Manager analysieren die Datenflüsse kritisch und optimieren diese nachhaltig. Sie implementieren Vorlagen für die Datenlieferung und schulen die Verantwortlichen, um die Qualität bereits in der Vorbereitung sicherzustellen“, ergänzt Prieb.
3. Komplexe Bilanzierungsfragen und regulatorische Änderungen
   Neue Rechnungslegungsstandards wie IFRS-Updates oder steuerliche Vorschriften stellen Unternehmen vor Herausforderungen. Werden diese nicht rechtzeitig berücksichtigt, drohen Prüferbeanstandungen und Reputationsschäden.
   „Mit Spezialwissen in HGB, IFRS oder US-GAAP analysieren Interim Manager die Auswirkungen neuer Vorschriften auf die Bilanzierung und setzen notwendige Anpassungen um“, so Prieb.
4. Überlagerung durch Projekte (z. B. ERP-Wechsel)
   Parallel laufende Projekte wie ERP-Migrationen überlasten das interne Team. Das tägliche Doing kommt zu kurz, während feste Jahresabschluss-Deadlines warten. Prieb führt aus: "Ein Interim Manager übernimmt dediziert die Steuerung des regulären Abschlussbetriebs. Er gewährleistet die Einhaltung der Deadlines und die Stabilität des operativen Rechnungswesens, während sich das interne Team auf das Projekt konzentriert."  

Fehlende Führung: Interim Manager als strategische Projektleiter im Jahresabschluss

Ein weiterer kritischer Faktor im Jahresabschlussprozess ist das Fehlen einer klaren strategischen Leitung. Wenn der Head of Finance aufgrund von Krankheitsausfällen, Elternzeit oder einer vorübergehend unbesetzten Position nicht verfügbar ist, fehlt es oft an der notwendigen Steuerung und Entscheidungsfähigkeit, um den komplexen Prozess des Jahresabschlusses erfolgreich zu bewältigen. Besonders in solchen Situationen können Interim Manager in der fachlichen Führung eine entscheidende Rolle übernehmen.

„Interim Manager in Finanzführungspositionen sind darauf spezialisiert, kurzfristig Verantwortung zu übernehmen und Teams durch herausfordernde Phasen zu leiten“, erklärt Annalena Prieb. „Ob als Vakanzüberbrückung bis zur Besetzung einer Festanstellung oder als temporäre Lösung bei längeren Kündigungsfristen – sie bringen die Erfahrung mit, um sowohl notwendige Aufgaben zu steuern als auch strategische Entscheidungen zu treffen.“

Ein erfahrener Interim Head of Finance sorgt dafür, dass alle Abteilungen effektiv zusammenarbeiten und die Prioritäten klar definiert werden. Sie übernehmen die fachliche Teamleitung, stellen sicher, dass Fristen eingehalten werden, und fungieren als zentrale Ansprechperson für Wirtschaftsprüfer sowie andere Stakeholder. Gleichzeitig behalten sie den Überblick über regulatorische Anforderungen und gewährleisten die Einhaltung aller relevanten Standards. 

Auswahlkriterien für den passenden Interim Manager für den Jahresabschluss

Um den Jahresabschluss erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Finance Interim Managers auf folgende Kriterien achten:

• Fachliche Expertise: Fundierte Erfahrung in der einschlägigen Rechnungslegung sowie mit Konzernabschlüssen und komplexen Bilanzierungsthemen sind essenziell.
• Systemkenntnisse: Vertrautheit mit ERP-Systemen wie SAP oder Oracle sowie Konsolidierungstools wie LucaNet ist von Vorteil.
• Soft Skills: Kommunikationsstärke, Belastbarkeit und professionelles Stakeholder-Management sind entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
• Projektmanagement-Kompetenz: Eine strukturierte Arbeitsweise, klare Priorisierung und proaktives Risikomanagement zeichnen einen guten Interim Manager aus.
• Eigenständige Arbeitsweise: Die hohe Expertise und die vielfältige Projekterfahrung von Interim Managern ermöglichen ein beschleunigtes Onboarding. Sie sind ohne aufwendige Einarbeitung sofort handlungsfähig und erzielen dadurch schnell sichtbare Resultate und tragen rasch zur Arbeitsbelastung bei.

Annalena Prieb, Senior Consultant Interim Management bei Robert Walters Hamburg, fasst zusammen: „Die Vermeidung von Risiken im Jahresabschluss ist für CFOs von zentraler Bedeutung. Der Einsatz eines erfahrenen Interim Managers bietet nicht nur kurzfristige Entlastung, sondern hilft auch dabei, langfristig stabile Prozesse zu etablieren. Damit wird der Jahresabschluss nicht nur effizienter gestaltet, sondern auch das Risiko von Fehlern und Verzögerungen minimiert.“