Ein aktueller Bericht des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) bestätigt, dass der Einsatz von Interim Managern in den letzten Jahren deutlich zugenommen hat, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Eine aktuelle Umfrage von Robert Walters zeigt, dass es sich bei jeder zweiten Interim-Manager-Besetzung um eine Vakanzüberbrückung handelt. Thomas Krentscher, Manager des Bereichs Interim Management bei Robert Walters, teilt seine Erfahrungen und beleuchtet zwei Hauptfaktoren, die Unternehmen dazu bewegen, Interim Manager zur Vakanzüberbrückung einzusetzen. Zudem erläutert er, warum der Einsatz eines Interim Managers idealerweise projektbasiert sein sollte.
Einsatz von Interim Managern zur Vakanzüberbrückung
Laut Krentscher gibt es hauptsächlich zwei Szenarien, die den Bedarf eines Interim Managers zur Überbrückung von Vakanzen erzeugen. Darunter fallen:
1. Inhaberwechsel
„Wenn einem Unternehmen ein Inhaberwechsel bevorsteht, bedeutet das häufig, dass eine große Verunsicherung in der Belegschaft entsteht. Besonders groß ist die Verunsicherung, wenn dem Inhaberwechsel wirtschaftliche Schwierigkeiten vorausgegangen sind. Für das neue Management ist die Aufgabe eindeutig: Post Merger Integration mit dem Ziel, Synergien zu schaffen und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Diese Phase ist von einer besonders hohen Veränderungsgeschwindigkeit geprägt. Neue Strukturen und Prozesse müssen geschaffen und eingeführt werden. Diese neuen Aufgaben müssen zusätzlich zum Tagesgeschäft bewältigt werden, was die Unsicherheit durch eine erhöhte Arbeitslast weiter verstärkt. Wir sehen häufig, dass in diesem Spannungsfeld auch langjährige und besonders erfahrene Mitarbeiter einen Arbeitgeberwechsel vollziehen können. Diese für das Unternehmen besonders schmerzhaften Verluste sind häufig nur durch den Einsatz von Interim-Experten zu kompensieren. Interim Manager stehen sofort für den Projekteinsatz zur Verfügung und haben ähnliche Situationen bereits häufig erfolgreich bewältigt. Neben dem anfallenden Tagesgeschäft sollte der Projektauftrag unbedingt auch den Wissenstransfer der bereits vom Interim Manager erlebten Post Merger Integrationen umfassen. Ist die richtige Person für eine Festanstellung gefunden, findet diese eine deutlich bessere Situation vor, als wenn kein Interim Management zur Überbrückung stattgefunden hätte“, so Krentscher.
2. Mangelhafte Strukturen und Systeme
„Ein weiteres Szenario, das den Einsatz eines Interim Managers zur Vakanzüberbrückung erfordert, sind unzureichende Strukturen sowie mangelhafte oder schlicht falsche Systemlandschaften. Versäumen es Unternehmen, rechtzeitig auf die richtigen Systeme und Tools zu setzen und diese zu etablieren, führt dies oft zu Arbeitsaufwänden ohne entsprechenden Mehrwert. Medienbrüche bzw. schlechtes Schnittstellenmanagement benötigen ein hohes Maß an manueller Arbeit, die durch Automatisierung vermieden werden könnte. Diese Aufgaben sind häufig verhältnismäßig einfach, aber verlangen ein Höchstmaß an Konzentration und Fachwissen. Einfach bedeutet nicht unwichtig. Vielfach müssen diese Aufgaben von top ausgebildeten Fachkräften ausgeführt werden. Fehlerhafte manuell übertragene Daten haben in der Regel eine besonders aufwändige Fehlersuche zur Folge, die nur von entsprechend geschultem Personal ausgeführt werden kann. Sind die Daten nicht korrekt, können nicht die richtigen Schlüsse gezogen werden. Dies erhöht den Druck auf die Tätigkeit und kann Frustration hervorrufen. Dauern die unzureichenden Strukturen und die damit verbundenen hohen manuellen Arbeitsaufwände über einen längeren Zeitraum an, sehen wir oftmals den Wunsch nach Veränderung bei den betroffenen Personen wachsen. Wiederkehrende Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, aber keinen Mehrwert bieten, sollten daher unbedingt vermieden werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass entsprechende Fachkräfte das Unternehmen verlassen, was den Einsatz von Interim Managern zur Überbrückung der vakant gewordenen Stellen erforderlich macht.
Vorteile und Herausforderungen des Interim Managements
Wenn ein Interim Manager zur Vakanzüberbrückung eingesetzt wird, kann dies jedoch auch große Vorteile für das Unternehmen bringen. Der Projektauftrag des überbrückenden Interim Managers sollte neben dem Tagesgeschäft unbedingt die Optimierung der Systeme und Schnittstellen umfassen. Nicht selten werden durch den Interim Manager ganze Prozessketten deutlich verkürzt oder im Ganzen eingespart. Somit kann sich das künftige Anforderungsprofil an die vakante Position stark verändern und einen größeren Mehrwert und mehr Mitarbeiterzufriedenheit bedeuten, wenn die Nachbesetzung in Festanstellung gefunden ist.
Die Herausforderung für Interim Manager besteht immer darin, das Tagesgeschäft sowie den Projektauftrag sofort und parallel zu bewältigen. Neben der fachlichen Spezialisierung stehen zusätzlich das Change- und Projektmanagement sowie die Prozess- und Digitalisierungsberatung im Vordergrund. Das Tagesgeschäft hat natürlich Priorität für den Kunden. Der ROI kommt allerdings über den klar definierten Projektauftrag“, erläutert Krentscher.
Prävention statt Krisenbewältigung
Die anderen 50 % der Interim-Mandate finden in Unternehmen statt, die den Bedarf an Projekten frühzeitig erkannt haben. „Diese Unternehmen arbeiten präventiv gegen den Fachkräftemangel. Es ist für Unternehmen entscheidend, frühzeitig auf Warnsignale zu reagieren, sich kontinuierlich mit Innovationen und technologischen Neuerungen zu befassen und Interim Manager idealerweise projektbasiert einzusetzen“, merkt Krentscher an.
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