Einen passenden Termin zu finden für ein Vor-Ort-Meeting, der allen Teilnehmern passt, dauert manchmal Wochen oder gar Monate. Die Planung und Durchführung sind in der Regel kostenintensiv. Solche Termine stehlen einem oftmals wertvolle Zeit allein schon für die Anreise. Vielleicht müssen Sie auch einen Konferenzraum für eine größere Gruppe oder sogar ein Catering organisieren. All dies ist mit einem hohen Kosten- und Zeitaufwand verbunden.

Es liegt also auf der Hand, dass Video-Meetings eine wirklich gute Alternative zu persönlichen Meetings vor Ort sind. Das spart Geld und Zeit und die Beteiligten finden leichter mal eine Stunde Zeit für ein Video-Meeting als einen ganzen Tag, um zu einem anderen Ort zu reisen. Der Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter kommt es auch zugute, da lange Autofahrten bzw. Flugreisen erspart bleiben.

Hier sind 4 Tipps, die Ihnen helfen, effektive Online-Teambesprechungen durchzuführen:

1. Überprüfen Sie die IT

Wahl des Videoprogramms: In Zeiten der Digitalisierung verwenden bereits viele Unternehmen Videochat-Programme wie Skype, Microsoft Teams, Zoom, Cisco WebEx usw. Wissen Ihre Mitarbeiter aber auch bei, wie sie diese effizient nutzen? Wenn Sie eine Video-Teambesprechung planen, erkundigen Sie sich zuerst bei Ihrem Unternehmen, welches Programm Sie dafür nutzen sollen und ob es dafür Trainings gibt. Ein(e) IT-Kollege(in) könnte Ihnen dann bei der Installation helfen oder Ihnen zeigen, wie Sie das Programm richtig nutzen. Scheuen Sie sich nicht, um Support zu bitten. Klären Sie ab, ob Ihre Internetverbindung stark genug ist.

Erkundigen Sie sich gleichzeitig bei Ihren Sitzungsteilnehmern (falls nicht alle für dasselbe Unternehmen arbeiten), ob sie Zugang zu demselben Programm haben. Helfen Sie ihnen ggf. bei der Einrichtung oder informieren Sie sie darüber, an wen sie sich wenden können, wenn sie Hilfe benötigen. Bitten Sie sie, einen Namen und ein Foto einzugeben, insbesondere wenn sie die Videofunktion nicht einschalten möchten. Das Treffen wird durch den visuellen Aspekt für alle persönlicher. Wenn Sie als Leiter die Personen live oder mittels Foto sehen können, wissen Sie auch, ob schon alle da sind oder noch jemand fehlt.

Schalten Sie Ihre Kamera ein: Wenn die Besprechungsgruppe weniger als 10 Personen umfasst (und Ihre Internetverbindung stark genug ist) und Sie Ihren Bildschirm nicht für eine Präsentation oder Dokumente brauchen, empfehlen wir Ihnen, die Kamera einzuschalten. Dadurch, dass sich alle sehen, wird die Besprechung menschlicher und kommt einem Meeting an einem Tisch näher. Informieren Sie Ihre Teilnehmer bereits in der Einladung darüber, sodass jeder das passende Outfit wählen kann. Überlassen Sie ihnen aber die Wahl, ob sie die Kamera einschalten möchten oder nicht. Manche Menschen fühlen sich vor der Kamera nicht sicher. Sie als Organisator sollten immer das Vorbild sein und die Kamera einschalten, damit die Teilnehmer Sie sehen. Ermutigen Sie die anderen, dasselbe zu tun.

Beginnen Sie mit Einzelgesprächen: Bevor Sie eine Video-Teambesprechung durchführen, sollten Sie nach Möglichkeit zuerst eine Einzelbesprechung durchführen, damit beide Parteien ein Gefühl für das Programm bekommen und die Technik prüfen können. So vermeiden Sie, das Teammeeting wegen technischer Probleme womöglich verschieben zu müssen.

2. Struktur und Zielgruppe

Für viele ist es schwierig, sich über einen längeren Zeitraum zu konzentrieren. Planen Sie für Ihre Themen daher besser mehrere kurze Meetings (max. 45 Min.) ein als nur einen langen Termin.

Gestalten Sie die Inhalte so interessant wie möglich und fassen Sie diese kompakt zusammen. So ist die Gefahr der Ablenkung durch E-Mails, das Handy oder gar Social Media geringer.

Tipps für interaktive Meetings:

• Machen Sie vor Beginn des Meetings auch mal Smalltalk oder einen kleinen Scherz, um eine entspannte Sitzungsatmosphäre zu schaffen.
• Wenn die Teilnehmer einander nicht kennen, die Gruppe nicht zu groß ist und Sie die Zeit haben, könnten Sie vorschlagen, dass sich alle kurz vorstellen (max. 1–2 Sätze pro Teilnehmer).
• Bereiten Sie Fragen vor, teilen Sie Ihren Bildschirm, um Ihre Präsentation, Dokumente oder auch Videos zu zeigen, und lassen Sie am Ende des Treffens eine lustige Abschlussfolie auf dem Bildschirm erscheinen.
• Planen Sie auch Zeit für den persönlichen Austausch und Kreativität ein.
• Bereiten Sie eine Agenda vor, die Sie im Voraus allen Teilnehmern zukommen lassen. So können sich alle darauf vorbereiten und über mögliche Fragen oder Diskussionspunkte nachdenken.
• Überlegen Sie im Vorfeld genau, wer an Ihrem Treffen wirklich teilnehmen sollte. Interaktive Meetings in kleineren Gruppen sind erfolgreicher, da die Leute sich dann eher trauen, etwas aktiv zum Meeting beizutragen.

3. Seien Sie pünktlich

Wie bei persönlichen Treffen auch, ist nicht jeder pünktlich. Für Sie als Organisator ist es allerdings oberstes Gebot, pünktlich zu sein. Wir empfehlen, mindestens 10 Minuten früher online zu sein, um zu überprüfen, ob die IT funktioniert und um alle willkommen zu heißen und ggf. Hilfestellung zu geben.

Wenn Sie merken, dass mehrere Personen immer noch fehlen, warten Sie 1–2 Minuten und fangen Sie dann aber an. Halten Sie sich so weit wie möglich an Ihren Zeitplan, da andere Teilnehmer vielleicht danach weitere Meetings oder andere Termine haben. Bevor Sie anfangen, bitten Sie die anderen, ihr Mikrofon auf stumm zu schalten, um Ablenkungen durch Geräusche zu vermeiden. Einige Programme erlauben es dem Organisator, alle stumm zu schalten.

4. Nachbereitung

Fassen Sie die Ergebnisse zusammen, falls Sie keine Präsentation vorbereitet haben, und senden Sie das Protokoll an alle Teilnehmer.