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5 Tipps für Digitalisierungsprozesse in Unternehmen

10.05.2023 – Die Implementierung digitaler Prozesse ist für Unternehmen heute unerlässlich, um ihre Wettbewerbsfähigkeit aufrecht zu erhalten. Dies stellt insbesondere Produktions- und Industrieunternehmen vor Herausforderungen, bei denen große Teile der Belegschaft aus so genannten Blue Collar Workern bestehen. Anlässlich unseres Business-Breakfasts am Weltfrauentag, widmeten sich die beiden Rednerinnen Christina Schwartmann, Head of IT der Gelsenwasser AG und Dr. Nora Reich, Head of Process and Performance Analytics bei 1&1 Telecommunication SE, unter anderem den Themen der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Welche Methoden die beiden Expertinnen selbst zielführend anwenden konnten, haben wir für Sie in den folgenden fünf Tipps zusammengefasst.

1. Einsatzgebiete finden 

Vor der Einführung eines neuen Prozesses, müssen zunächst die möglichen Einsatzgebiete und Bedarfe im Unternehmen evaluiert werden. In den meisten Fällen fehlt den Mitarbeitern in den Betrieben das Know-how dafür, wie sie ihre Arbeit mit Hilfe von digitalen Apps oder durch den Einsatz von KI digitalisieren, automatisieren oder vereinfachen können. Besonders bewährt hat sich, wenn die IT- und Digital-Teams den gewöhnlichen Arbeitsalltag von Mitarbeitern der einzelnen Abteilungen begleiten, um einen genauen Überblick über alle anfallenden Arbeitsschritte zu erhalten. Denn nur wenn die Nähe zum Nutzer gewährleistet ist, können Bedarf und Möglichkeiten der Digitalisierung richtig eingeschätzt werden. 

2. Hemmschwellen abbauen

Die Diskrepanz der technischen Gewandtheit zwischen einzelnen Mitarbeitern kann eine enorme Hürde für die Digitalisierung darstellen. Während es Personen gibt, die noch nie ein Smartphone in der Hand gehalten haben, gibt es auch diejenigen, die ein starkes Interesse für Hightech besitzen. Dies erschwert die Kommunikation bezüglich technischer Neuerungen innerhalb des Unternehmens. Die wenig digitalaffinen Mitarbeiter eines Unternehmens scheuen sich oft vor Prozessumstellungen, die aus ihrer Sicht zu schnell gehen, die sie aus ihrer täglichen Routine bringen oder die sie schlicht und ergreifend nicht nachvollziehen können. Als Lösung dafür, sehen die Expertinnen, dass Mitarbeiter schrittweise an neue Technologien herangeführt werden sollten. Auch während und nach der Einführung eines neuen Systems, ist es sinnvoll, die Mitarbeiter vor Ort zu begleiten und stets auf Augenhöhe mit ihnen zu kommunizieren. Ein Informationsaustausch von oben herab sollte tunlichst vermieden werden, damit die Mitarbeiter sich ernst genommen fühlen und aktiv am Transformationsprozess teilhaben. Schwartmann empfiehlt dazu auch den Einsatz eines informellen Help Desks, welcher den Mitarbeitern bei allen Fragen und Anliegen zur Verfügung steht. Sie machte dabei besonders gute Erfahrungen mit dem Einsatz von Werkstudenten. Diese haben in der Regel einen fundierten technischen Wissensstand und die Hürden zur Kontaktaufnahme sind für langjährige Mitarbeiter deutlich geringer. 

3. Datenkultur etablieren

Wie eine aktuelle Accenture Studie zeigt, fühlen sich 74 % der Mitarbeiter überfordert von der Arbeit mit Daten und 59 % der Mitarbeiter sind dadurch frustriert oder sogar Burn-out gefährdet. Ein wichtiger Schritt ist deshalb die Schulung im Bereich Datenkompetenz, sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Managementebene. Laut Dr. Reich bieten sich dafür Workshops, Vorträge in den Abteilungen oder Formate wie ein „Lunch & Learn“ an. Zu beachten ist hierbei, dass die Schulungen kontinuierlich fortgeführt werden sollten, denn nur so kann über die Zeit eine gute Datenkompetenz im Unternehmen etabliert und aufrechterhalten werden. Die so geschaffene Datenkultur trägt dazu bei, dass jegliche Entscheidungen auf Grundlage von Daten getroffen werden, was Unternehmen langfristig erfolgreicher, effektiver und wettbewerbsfähiger macht. 

4. System- und Datenüberprüfung 

Eine weitere Schwierigkeit bereiten die bestehenden Systeme, die teilweise nicht für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz vorgesehen sind. In vielen Fällen werden erst bei der Implementierung neuer Technologien, Fehlerquellen deutlich.  

Ein konkreter Anwendungsfall dafür ist beispielsweise die Einführung einer automatisierten Rechnungserstellung. Dafür müssen über das System mehrere tausend Rechnungen digital zur Verfügung gestellt werden. Diese Funktion bietet jedoch nicht jedes System – teilweise müssen Rechnungen einzeln abgerufen werden. 

Eine Überprüfung der Eignung des verwendeten Systems für die geplante Prozessumstellung ist deshalb zwingend erforderlich. 

Ebenso gilt die Stammdatenbereinigung als Grundvoraussetzung für die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. So können sich beispielsweise fehlerhafte Geburtsdaten in die Systeme einschleichen, wenn Kunden diese aus Datenschutzgründen nicht korrekt angeben. Solche Fehlerquellen müssen im Voraus erkannt und behoben werden.

5. Schlüsselpositionen einbinden

CFO 

Der CFO 4.0. treibt als oberster Steuermann die digitale Transformation seines Unternehmens voran und trägt aktiv zum Wandel der Organisation bei.

CTO 

Der CTO kann die technologischen Trends und Möglichkeiten identifizieren und die Umsetzung einer effektiven Digitalstrategie leiten. Bei der digitalen Transformation geht es oft darum, verschiedene Technologien und Systeme zu integrieren, damit sie nahtlos ineinander übergehen. Der CTO kann dabei helfen, dass alle Technologien im Unternehmen miteinander verbunden sind und reibungslos funktionieren.

HR-Abteilung 

Für die Kompetenzentwicklung der Belegschaft übernimmt die Personalabteilung eine entscheidende Rolle. Sie kann gezielte Schulungsmaßnahmen und Trainingsprogramme für die Mitarbeiter aufsetzen. Die digitale Transformation erfordert spezielle Kompetenzen und Fähigkeiten, die möglicherweise (noch) nicht im Unternehmen vorhanden sind. HR ist für die Rekrutierung von Talenten verantwortlich, die über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen.

Ebenso kann die Personalabteilung den Prozess der Planung, Umsetzung und Überwachung von Veränderungen – das sogenannte Change-Management – des Digitalisierungsprozesses im Unternehmen begleiten. 

Data Scientists

Eine weitere Schlüsselrolle für den erfolgreichen Digitalisierungs- und Automatisierungsprozess von Unternehmen spielen auch Data Scientists. Sie können durch die Sammlung, Analyse und Interpretation von Daten dabei helfen, die richtigen Einsatzgebiete und Technologien für komplexe Fragestellungen zu finden. Sie unterstützen bei der Etablierung einer guten Datenkultur im Unternehmen und begleiten den gesamten Implementierungsprozess. Ebenso sind sie dafür verantwortlich, technische Lösungen zu kommunizieren, sodass sie verstanden werden und effektiv genutzt werden können.  

Da die Gewinnung von Digitalexperten für ein Projekt, extrem schwierig ist, sollten Unternehmen nicht in Großprojekten arbeiten, sondern Teilprojekte der Transformation nach und nach auszurollen. 

Carolina Thomys ist Senior Personalberaterin bei Robert Walters, Mit-Veranstalterin des Events und Mitglied des ED&I Council. Sie erklärt:  

„Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Interim-Manager eine große Bereicherung für den Transformationsprozess von Unternehmen sein können, da sie meist bereits mehrere Digitalisierungsprojekte umgesetzt haben und damit über die notwendige Erfahrung verfügen. Hinzu kommt, dass sie technische Skills einbringen können, welche es so noch nicht im Unternehmen gibt. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, verlassen sie das Unternehmen wieder, doch das vermittelte Wissen bleibt vorhanden.“ 

Weitere Informationen 

Wenn Sie Unterstützung bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten für Ihr Digitalisierungsprojekt benötigen, helfen wir Ihnen gerne dabei. Laden Sie dafür einfach Ihre Stellenbeschreibung hoch und wir werden uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihre Anforderungen im Detail zu besprechen.

 

Quelle:

Accenture Studie

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