Die passende Person für eine Stelle zu finden, ist nie einfach und oftmals komplexer als anfangs gedacht. Auch eine Fehlbesetzung kann stark negative Folgen nach sich ziehen. Wir haben unsere Experten gefragt, auf welche Warnsignale zu achten ist, um Fehlbesetzungen zu vermeiden.
Eine Fehlbesetzung kann teuer werden, denn es entstehen u. a. zusätzliche Kosten für eine erneute Personalsuche. Hinsichtlich Arbeitsmoral und Produktivität eines Unternehmens richtet eine solche Fehlentscheidung unter Umständen noch größere Schäden an. „Eine Fehlbesetzung kann die Arbeitsmoral des Teams schwächen”, weiß Thomas Hartenfels, Standortleiter des Düsseldorfer und Kölner Büros von Robert Walters. „Wenn Mitarbeiter nach nur drei Monaten das Unternehmen wieder verlassen, hat dies einen negativen Einfluss auf das gesamte Team. Hinzu kommt die investierte Einarbeitungszeit.”
Zusätzlich kann die Reputation der Firma in der Branche darunter leiden. „Es muss Zeit in die Projekte investiert werden, die vom ehemaligen Mitarbeiter betreut wurden. Sollten sich schnelle oder häufige Kündigungen in der Branche herumsprechen, schadet dies dem Ruf der Firma”, so Thomas Hoffmann, Standortleiter der Hamburger und Frankfurter Niederlassung von Robert Walters.
Die folgenden Tipps unserer Experten helfen Personalentscheidern, Warnsignale frühzeitig zu erkennen, bevor aus einem ungeeigneten Bewerber ein ungeeigneter Mitarbeiter wird.
1. Lebenslauf genau unter die Lupe nehmen
Das erste Warnsignal ist ein schlecht aufgebauter Lebenslauf. Thomas Hoffmann sagt: „Der Lebenslauf sollte nicht ausschweifend wie ein Roman verfasst werden, aber auch nicht so kurz sein, dass er einer To-do-Liste gleicht.”
Auch Rechtschreib- und Grammatikfehler können direkte Warnsignale sein. „Flüchtigkeitsfehler weisen möglicherweise darauf hin, dass die Person nicht ordentlich und genau arbeitet. Fehler werden diesem Bewerber unter Umständen auch im Arbeitsalltag öfter passieren”, so Hoffmann.
In einer zunehmend schnelllebigen Geschäftswelt werden Soft Skills wie z. B. Belastbarkeit immer wichtiger für Arbeitgeber. „Ein Mitarbeiter, der seinen Job mehrmals innerhalb der Probezeit wechselt, ist kritisch zu sehen. Als Arbeitgeber sucht man nach belastbaren Mitarbeitern, die nicht beim ersten Problem davonlaufen, sondern nach Lösungen suchen und dem Druck des Jobs gewachsen sind”, berichtet Thomas Hoffmann.
Ein positiver Hinweis ist dagegen die langjährige Zugehörigkeit zu einer Firma. Hoffmann rät: „Wenn ein Bewerber interne Beförderungen vorweisen kann, spricht dies für eine gute Leistung und Arbeitsmoral. Dieser Bewerber hat sich intern erfolgreich bewiesen und wurde von Personen belohnt, die ihn gut kennen.”
Ist man jedoch noch nicht zu 100 % vom Bewerber überzeugt, sollte man persönliche Referenzen einholen, empfiehlt Hoffmann. Diese sagen oftmals mehr aus als traditionelle Arbeitszeugnisse, da sie nicht aus Worthülsen bestehen. Zusätzlich kann man dem ehemaligen Arbeitgeber zielgerichtet Fragen stellen, um noch vorhandene Bedenken aus dem Weg zu räumen. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass das Einverständnis des Bewerbers vorher eingeholt wird.
2. Warnsignale im Bewerbungsgespräch
„Ob ein Bewerber sich richtig auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet hat, sagt viel darüber aus, wie wichtig ihm der Job ist”, weiß Thomas Hartenfels. Eine solide Vorbereitung zeigt, dass der Bewerber wirklich Lust auf die neue Tätigkeit hat.
Sich mit der Website oder den Jahresabschlüssen des Unternehmens auseinanderzusetzen ist das Mindeste, was der Bewerber im Vorfeld tun sollte. Thomas Hoffmann: „Sehr gute Bewerber informieren sich zusätzlich über Wettbewerber, Herausforderungen auf dem Arbeitsmarkt oder die Wachstumspläne des potenziellen neuen Arbeitgebers.”
Die Körpersprache des Bewerbers sowie die Wahl des Dresscodes sind weitere nicht unterschätzende Indikatoren. Vor allem dann, wenn die zu besetzende Position auch Kundenkontakt beinhaltet. Thomas Hoffmann empfiehlt, im Anzug zu erscheinen, es sei denn, der Bewerber weiß, dass ein anderer Dresscode im Unternehmen üblich ist.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Umgang des Bewerbers mit seinem aktuellen Arbeitgeber und seine Argumentation, warum er die Firma verlassen möchte. „Wenn der Bewerber negativ über seinen aktuellen Arbeitgeber spricht, so ist dies ein No-Go”, so Thomas Hartenfels. „Wer sagt, dass der Bewerber nicht auch schlecht über seinen neuen Arbeitgeber sprechen wird, wenn er diesen verlässt? Das Bewerbungsgespräch sollte alles in allem einen positiven Tenor haben und sich darauf konzentrieren, was der Bewerber vom neuen Job erwartet.”
3. Stellt der Bewerber die richtigen Fragen?
„Die beste Möglichkeit für den Bewerber, mehr über das Unternehmen und die Position zu erfahren, ist, die richtigen Fragen im Vorstellungsgespräch zu stellen”, weiß Thomas Hartenfels. „Sollte der Bewerber diese Möglichkeit nicht nutzen, ist dies ein weiteres Warnsignal für den Personalentscheider.”
Natürlich sollten beim Gespräch nicht nur Fragen zu Mitarbeitervorteilen, Gehalt, Urlaub oder Arbeitsstunden gestellt werden – rein nach dem Motto: Was springt bei dieser Position für mich heraus? „Auch wenn flexible Arbeitszeiten und eine gute Work-Life-Balance zunehmend wichtiger und somit immer öfter thematisiert werden, sollte das Hauptinteresse den eigentlichen Aufgaben, den Verantwortungsbereichen und den Unternehmenszielen gelten”, betont Hartenfels.
4. Der perfekte Kandidat
Ob ein Bewerber der richtige Kandidat für Ihr Unternehmen ist, hängt stark davon ab, wie dieser sich im Vorstellungsgespräch verhält und bei den Gesprächspartnern ankommt. Dabei darf man auch auf sein Bauchgefühl vertrauen. „Ein Bewerber mit einem vorbildlichen Verhalten, der offen und motiviert ist und die richtigen Fragen im Bewerbungsgespräch stellt, ist die beste Wahl”, weiß Thomas Hoffmann.
Ein intern gut ausgearbeiteter und strukturierter Bewerbungsprozess hilft ebenfalls zu beurteilen, ob der Kandidat ins Unternehmen passt. Thomas Hartenfels rät: „Stellen Sie allen Bewerbern für eine Position dieselben Fragen während des Vorstellungsgesprächs, um am Ende die Antworten miteinander vergleichen zu können.”
5. Erwartungen richtig managen
Die Motivationsfaktoren von Bewerbern können sehr unterschiedlich sein:
In Deutschland suchen 53 % der Arbeitnehmer eine „anspruchsvolle Tätigkeit” sowie eine „gute Work-Life-Balance“. 52 % wünschen sich eine „hervorragende Vergütung und Sozialleistungen“. „Unterstützung und Förderung im Unternehmen durch eine positive Unternehmenskultur” werden von 41 % der Arbeitnehmer bundesweit gewünscht. Hingegen suchen nur 15 % „Chancen auf einen schnellen Aufstieg im Unternehmen“.
Hoffmann empfiehlt daher: „Klären Sie die langfristigen Karriereziele des Bewerbers ab. Stimmen diese mit der zu besetzenden Position überein? Dabei ist es wichtig, dass offen darüber gesprochen wird, was in der Position erwartet wird, wie hoch der Arbeitsaufwand ist und welche Freiheiten/Benefits das Unternehmen dem Mitarbeiter zugesteht. Legen Sie Wert darauf, dass beide Seiten ehrlich sind und keine leeren Versprechungen machen – ansonsten besteht die Gefahr, dass der Kandidat das Unternehmen schnell wieder verlässt oder der Kandidat die Probezeit nicht besteht.“
Hoffmann rät: „Nach einem Probetag können Sie einen potenziellen Bewerber noch besser einschätzen. Er sollte idealerweise Zeit mit dem Team verbringen. So sehen beide Seiten, ob der Kandidat ins Team passt.”
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