Das perfekte Mitarbeitergespräch über Skype & Co.

Heutzutage sind Skype-Meetings in fast allen Arbeitsbereichen üblich. Gerade jetzt in der Corona-Krise kommen die Menschen, die im Homeoffice arbeiten, kaum an alternativen Kommunikationsmitteln vorbei. Was spricht eigentlich dagegen, einfach zum Telefonhörer zu greifen, mögen sich manche fragen. Und warum muss es unbedingt Skype sein oder andere Videochat-Plattformen?

Fakt ist: Mitarbeiter fühlen sich im Homeoffice oftmals etwas isoliert und sind vielleicht auch demotiviert, wenn sie über einen längeren Zeitraum allein zu Hause tätig sind. Mit Skype haben Mitarbeiter die Möglichkeit, eine oder auch mehrere Personen im Videochat zu sehen und mit ihnen zu sprechen. Das macht die Kommunikation persönlicher als bei einem bloßen Anruf und unterstreicht die Wertschätzung gegenüber dem anderen.

Was wichtig ist: Zwingen Sie Ihre(n) Mitarbeiter nicht, den Videochat zu benutzen. Manche Personen fühlen sich vor der Kamera unsicher und sind gehemmt. Sie könnten aber ein gutes Vorbild sein, die Kamera einschalten und sich zeigen und Ihre(n) Mitarbeiter einladen, das Gleiche zu tun. Respektieren Sie in jedem Fall deren Entscheidung und Privatsphäre.

Hier sind unsere Tipps, die Ihnen helfen sollen, effektive One-on-One-Meetings mit Ihrem/Ihren Mitarbeiter(n) durchzuführen.

Solide Vorbereitung

Wenn Sie sich auf ein Skype-Meeting oder einen Videochat vorbereiten, ist es entscheidend, sich nicht nur auf den Inhalt und die Struktur des Treffens zu konzentrieren, sondern die nötigen Vorkehrungen bereits im Voraus zu treffen.

Vermeiden Sie jegliche Ablenkung während des Meetings: Wählen Sie einen sicheren Raum. Es sollten z. B. keine Kinder im Hintergrund spielen oder andere Personen die Session unterbrechen. Auch sollte weder Fernseher noch Radio laufen.

Ziehen Sie sich entsprechend an: Auch wenn das Online-Meeting zu Hause stattfindet, sollten Sie geeignete Kleidung tragen und für einen optisch einwandfreien, aufgeräumten Hintergrund sorgen.

Entwickeln Sie eine Struktur: Bereiten Sie ggf. eine Präsentation vor und teilen Sie Ihren Bildschirm während des Skype-Meetings, wie Sie es in einem persönlichen Meeting vor Ort auch tun würden. Dies hilft, Inhalte zu visualisieren. Planen Sie während Ihres Meetings Zeit für Fragen und Diskussionen ein, um die Zusammenkunft interaktiv zu gestalten.

Bereiten Sie einen Backup-Plan vor: Jeder hat mal technische Probleme. Planen Sie daher Alternativen ein, mit denen Sie Ihr Meeting ggf. fortsetzen könnten, z. B. Facetime, Microsoft Teams, WhatsApp ... Möglichkeiten gibt es dank Digitalisierung viele. Erkundigen Sie sich vorab bei Ihrem/Ihren Mitarbeiter(n) oder Geschäftspartner(n), ob bereits eines dieser Videokonferenzsysteme auf dem Handy oder Laptop installiert ist.

Meeting pünktlich beginnen

Wie bei einem Meeting vor Ort auch, sollten Sie unbedingt pünktlich sein. Niemand wartet gern, besonders dann nicht, wenn man der Einzige ist, der wartet. Wenn Sie den Termin wirklich nicht einhalten können, lassen Sie es Ihre(n) Gesprächspartner rechtzeitig wissen.

Schaffen Sie während des Skype-Meetings eine gute Atmosphäre. Tun Sie so, als würden Sie sich in einem persönlichen Meeting befinden. Beginnen Sie mit Smalltalk, fragen Sie z. B. nach dem letzten Wochenende oder sprechen Sie über das leckere Frühstück, das Sie sich am Morgen zubereitet haben. Dies wird Ihnen beim Einstieg helfen. Auf der anderen Seite sollten Sie versuchen, konzentriert zu bleiben und die Zeit im Blick zu behalten. In Einzelgesprächen neigt man gern dazu, zu lange über Privates zu sprechen.

Zusammenfassung erstellen

Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und senden Sie sie nach dem Meeting an Ihre(n) Gesprächspartner und ggf. Kollegen, die Bescheid wissen sollten. Auf diese Weise weiß jeder, was besprochen wurde, welche die nächsten Schritte sind und was von wem als Nächstes zu tun ist. Haben Sie schon einen Termin für das nächste Skype-Meeting ausgemacht? Dann schicken Sie die Folgeeinladung direkt an Ihre(n) Gesprächspartner bzw. Mitarbeiter, damit der Termin im Kalender notiert werden kann.

Planen auch Sie ein Online-Meeting? Lesen Sie mehr über unsere 5 Tipps, wie Sie effektive Online-Teambesprechungen durchführen können.