Interim Executive Assistant (m/w/d)

Im Auftrag unseres Mandanten mit Sitz in Berlin suchen wir einen Interim Executive Assistant (m/w/d), der/die Geschäftsführung bei der Strukturierung und Steuerung administrativer und organisatorischer Prozesse unterstützt. Dieses Projekt richtet sich an erfahrene Interimer, die in einem dynamischen, internationalen Umfeld komplexe Prioritäten orchestrieren und reibungslose Abläufe sicherstellen können.

Maßgeschneiderte Beratung, ein globales Netzwerk und nachhaltiges Beziehungsmanagement - Robert Walters steht in jeder Hinsicht für Qualität. Als eine der führenden internationalen Personalberatungen vermitteln wir seit 1985 Fach- und Führungskräfte auf allen Managementebenen. In Deutschland unterstützen unsere Experten sowohl mittelständische Unternehmen als auch Weltmarktführer bei der Wahl des richtigen Personals für ihre strategischen Ziele.

Branche: Digital Services
Start: ab sofort
Projektlänge: 4 Monate
Modell: On site
Englisch: Verhandlungssicher

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung komplexer Kalender sowie Koordination von Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• Planung und Abwicklung von nationalen und internationalen Reisen inklusive detaillierter Reisepläne und Logistik.
• Erstellung, Überarbeitung und Prüfung hochwertiger Kommunikationsmaterialien zur Sicherstellung von Klarheit und Professionalität.
• Vorbereitung und Begleitung von Führungstreffen, einschließlich Agenda-Erstellung, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Koordination und Abstimmung mit relevanten internen und externen Stakeholdern zur Sicherstellung effizienter Kommunikations- und Entscheidungsprozesse.
• Unterstützung und Koordination ausgewählter Projekte und Sonderthemen der Geschäftsführung.
• Begleitung interner und externer Veranstaltungen auf Managementebene, sowie Unterstützung bei der Vorbereitung.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen zur Steigerung der Effizienz im Executive-Bereich sowie Unterstützung bei Sonderprojekten.

Ihr Profil:

• Mindestens fünf Jahre Erfahrung in vergleichbaren Executive- oder Management-Support-Funktionen in einem internationalen Geschäftsumfeld.
• Fähigkeit, Anforderungen frühzeitig zu erkennen und proaktiv geeignete Lösungen zu entwickeln.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie ausgeprägtes Zeitmanagement und Multitasking-Kompetenz.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Versiert im Umgang mit Office/Google Workspace sowie schnelle Einarbeitung in neue Tools und Systeme.
• Praktische Kenntnisse im Einsatz von KI-Tools zur Unterstützung der Produktivität, z.B. für Recherche, Zusammenfassungen oder Workflow-Optimierung.
• Hohe Integrität, Professionalität und emotionale Intelligenz.
• Belastbar mit einer lösungsorientierten Denkweise.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!