Einarbeitung aus der Ferne? Machen Sie Ihr Unternehmen fit fürs Homeoffice

Für die Mehrzahl der Arbeitgeber ist Homeoffice Neuland. Trotzdem sollten Sie alle Mitarbeiter bestmöglich dabei unterstützten, von zu Hause aus möglichst effektiv arbeiten zu können.

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das, dass Sie in neue Technologie investieren müssen. Entscheidend ist, dass Ihre Mitarbeiter am heimischen Arbeitsplatz alle wichtigen Informationen abrufen können und Zugriff auf aktuelle Projekte haben. Unser 5-Schritte-Plan zeigt Ihnen die wichtigsten Technologien für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice. 

1. Kommunikations-Software

Funktionierende Kommunikationskanäle entscheiden darüber, ob sich Ihre Teammitglieder und eventuelle neue Mitarbeiter im Homeoffice isoliert fühlen oder nicht. Denken Sie also über herkömmliche E-Mails hinaus und stellen Sie sicher, dass Sie flexible und für Ihr Team passende Kommunikationsplattformen nutzen. Dazu gehören Instant Messaging (IM)-Plattformen wie Microsoft Teams, Slack und Workplace by Facebook sowie Videokonferenz-Tools wie Skype for Business, Zoom oder Google Hangouts.

Solche Tools unterstützen das Gemeinschaftsgefühl innerhalb Ihres Unternehmens und helfen neuen Mitarbeitern an entfernten Standorten, sich mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen. Kollegen können sich damit schnell und einfach untereinander austauschen.

2. Hardware und Arbeitsumgebung

Wie werden Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben im Homeoffice erledigen? Denken Sie an die wichtige Hardware, die Sie den Mitarbeitern zur Verfügung stellen müssen, z. B. einen Firmenlaptop, eine drahtlose Maus und ein Ladegerät.

In der Regel sorgen Ihre Mitarbeiter dafür, sich zu Hause einen geeigneten Arbeitsplatz einzurichten. Trotzdem fehlt es dort oftmals an geeigneten Bürostühlen, ergonomischen Tastaturen, zusätzlichen Bildschirmen und geräuschminimierenden Headsets. Fragen Sie daher die Mitglieder Ihres Teams, ob ihre häusliche Einrichtung sie eher einschränkt oder etwas fehlt. Eine Möglichkeit wäre z. B., dass sich Mitarbeiter einen Bildschirm, eine Tastatur oder auch einen Bürostuhl ausleihen. Hierfür reicht es, eine einfache Liste zu führen, damit die Gegenstände nach der Homeoffice-Zeit wieder ihren Platz im Unternehmen finden.

3. Informationsplattform

Schaffen Sie einen Fundus von Informationen für Ihre Mitarbeiter, auf den auch im Homeoffice zugriffen werden kann. Stellen Sie sich eine vergrößerte Version Ihres Firmen-Intranets vor. Diese Plattform sollte eine Suchfunktion haben, damit konkrete Anfragen schnell gelöst werden können.  

Diese Plattform sollte wichtige Prozessabläufe und Kerndateien enthalten. Alle erforderlichen Mitarbeiterschulungen, z. B. im Bereich Mitarbeitergesundheit, die wichtigsten Telefonnummern und auch Brand Guidelines sollten für alle Benutzer online zugänglich sein.

4. Projekt-Software

Eines der ersten Probleme von Teams im Homeoffice ist die mangelnde Sichtbarkeit gemeinsamer Projekte. Statt Meetings empfehlen wir Projekt- und Aufgabenmanagementsoftware wie Trello, Asana oder das allgemein bekannte Google Docs. Dies ermöglicht, die Arbeit visuell zu organisieren, den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und notwendige Informationen zu teilen.

Darüber hinaus können Manager schnell und einfach Projekte prüfen und den Fortschritt ihrer Mitarbeiter verfolgen.

5. Interne Richtlinien

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Kommunikations- und Projektkanäle nutzt, erstellen Sie einen kurzen Leitfaden, der erläutert, wie die einzelnen Kanäle genutzt werden sollten. Zum Beispiel E-Mails für nicht dringende Anfragen, IM (Instant Messaging) für schnelle Anfragen, Telefon für dringende Fragen, Meetings für Projekt-Updates sowie SMS oder WhatsApp, sollte ein Teammitglied telefonisch mal nicht erreichbar sein.

Legen Sie außerdem fest, wann die Mitarbeiter online und erreichbar sein müssen. Empfehlen Sie ihnen, regelmäßige Pausen einzuplanen, um sicherzustellen, dass das Team zu bestimmten Kernzeiten erreichbar ist und auch motiviert und gut strukturiert bleibt.

Planen Sie, neue Mitarbeiter auch in Zeiten des Homeoffice einzustellen? Erfahren Sie mehr über die ideale Einarbeitung aus der Ferne.